Privacyverklaring.
Zo gaan we om met jouw gegevens.

Wie zijn wij

Vintrix is een automatiseringsbureau voor het MKB in Drenthe en Overijssel. Wij verwerken persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van klanten met wie we samenwerken. In deze verklaring leggen we uit wat we doen, waarom en op basis waarvan.

Verwerkingsverantwoordelijke: Vintrix
Vestigingsadres: Van Echtenlaan 24, 7742 XA Coevorden
KvK-nummer: 85749443
btw-nummer: NL004142083B75
E-mail: privacy@vintrix.nl

Welke gegevens we verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor de diensten die we leveren of voor het functioneren van deze website.

Via het contactformulier

• Naam en bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (als je dit invult)
• De inhoud van je bericht

Via het gebruik van deze website

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Type apparaat, browser en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en tijdstip van bezoek
• Verwijzende website

Tijdens een samenwerking

• Contactgegevens van jou en je medewerkers
• Bedrijfsgegevens die nodig zijn voor de opdracht
• Gegevens uit systemen waarop we een koppeling bouwen, uitsluitend binnen de afgesproken scope

In opdrachten waarbij we persoonsgegevens verwerken voor en namens een klant, treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. We sluiten dan altijd een verwerkersovereenkomst met de opdrachtgever af.

Waarom we gegevens verwerken

We verwerken persoonsgegevens op basis van de AVG. Dat doen we om de volgende redenen:

• Uitvoering van een overeenkomst. Om onze diensten te leveren en afspraken na te komen.
• Gerechtvaardigd belang. Om onze website te laten werken, te verbeteren en te beveiligen, en om contact te kunnen onderhouden met klanten en geïnteresseerden.
• Wettelijke verplichting. Voor bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht.
• Toestemming. Voor analytics en niet-strikt-noodzakelijke cookies vragen we vooraf toestemming.

Met wie we gegevens delen

We verkopen nooit gegevens. We delen alleen gegevens met partijen die nodig zijn voor onze dienstverlening of voor het functioneren van de website. Met deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst af.

• Hostingpartij. Onze automatiseringsoplossingen en klantomgevingen draaien op servers in Amsterdam (DigitalOcean, regio AMS3).
• AI-leverancier. Voor AI-functionaliteit gebruiken we de Claude API van Anthropic. Via de API worden gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
• Contactformulier. Berichten uit het contactformulier worden verwerkt op onze eigen automatiseringsomgeving op het DigitalOcean-platform in Amsterdam. Ze komen direct bij ons in de e-mail terecht. Er zit geen externe formulierverwerker tussen.
• Google (Analytics). Voor website-analytics gebruiken we Google Analytics 4 van Google LLC. Google treedt op als verwerker. Gegevens kunnen in de Verenigde Staten worden verwerkt; de doorgifte is gedekt door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCCs). Meer details in de sectie over cookies hieronder.
• Boekhouding en administratie. Facturen en klantgegevens worden verwerkt in ons boekhoudsysteem.

Gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dat voor een specifieke dienst noodzakelijk is. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen zoals de EU-modelcontracten.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Contactformulier. Berichten bewaren we maximaal 12 maanden, tenzij het leidt tot een samenwerking.
• Klantdossiers. Gegevens uit lopende opdrachten bewaren we voor de duur van de samenwerking plus maximaal 2 jaar na afronding.
• Administratie en facturen. Zeven jaar, op basis van de fiscale bewaarplicht.
• Analytics. Maximaal 14 maanden via Google Analytics 4.

Cookies en analytics

Deze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daarnaast gebruiken we Google Analytics 4 om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken. Voor analyticscookies vragen we vooraf toestemming.

Wat we doen om je privacy te respecteren:

• We anonimiseren IP-adressen waar dat kan.
• We delen geen gegevens voor advertentiedoeleinden.
• Analytics-gegevens worden maximaal 14 maanden bewaard.
• Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de cookiemelding of via de knop Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten. Je kunt deze rechten altijd bij ons uitoefenen:

• Recht op inzage. Je mag weten welke gegevens we van je hebben.
• Recht op rectificatie. Kloppen gegevens niet? Dan passen we ze aan.
• Recht op verwijdering. In veel gevallen kunnen we gegevens op verzoek verwijderen.
• Recht op beperking. Je kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Recht op bezwaar. Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit. Je kunt je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht om toestemming in te trekken. Als we gegevens verwerken op basis van toestemming.

Een verzoek stuur je naar privacy@vintrix.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we vragen om aanvullende identificatie.

Beveiliging

We nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) op alle pagina's en API's.
• Per klant gescheiden opslag, inloggegevens en toegangspaden, met minimale toegangsrechten.
• Versleutelde opslag van API-sleutels en tokens.
• Dagelijkse back-ups met een retentie van 14 dagen.
• Een vaste werkwijze voor storingen en datalekken, conform de AVG-meldplicht.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op. Als persoonsgegevens betrokken zijn, begeleiden we je bij de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We mogen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten actief.

Contact en klachten

Vragen over deze verklaring of over hoe we met jouw gegevens omgaan? Mail naar privacy@vintrix.nl of neem contact op via het contactformulier.

Ben je het niet eens met de manier waarop we met je gegevens omgaan? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.